研究所應屆畢業生辦理畢業離校手續，需完成下列圖書館相關作業：
- 請到文藻外語大學博碩士論文系統， 點選左方選單：「申請建檔帳號」，以您的學號及密碼（同雲端學園帳密）登入後，輸入個人基本資料、論文書目資料（題目、指導教授、摘要、關鍵字、參考文獻等）、印出系統自動產生的論文授權書(親筆簽名後上傳至系統，不接受數位簽名)、上傳論文全文PDF電子檔等完整程序後送出審核，等待館員審核完成後，由系統發出審核通過通知單，方可進行離校手續。
- 為促進學術交流，本校鼓勵研究生開放授權論文。如需延後公開，請參閱國家圖書館民國115年1月14日修訂之「大專校院學位論文送存國家圖書館典藏作業要點」，並填寫「國家圖書館博碩士學位紙本論文【延後公開】申請書 (pdf)／國家圖書館博碩士學位紙本論文【延後公開】申請書 (odt檔) 」。
- 論文上傳前請確定：
1. 論文電子全文務必包含「口試委員審定書」（含所有委員及所長簽名）。
2. 電子檔論文內容須與紙本論文內容相符一致。
3. 論文格式須遵循本校教務處制訂之「文藻外語大學研究生論文格式規範」／Graduate Student Thesis Formatting。（取自：教務處註冊組網站 > 碩士學位考試網頁）
- 需繳交至圖書館的資料：
1. 從系統印出簽名後上傳的國家圖書館及文藻「論文授權書」正本各一張（研究生本人簽名，正本）。
2. 論文２本。
- 論文上傳後，一旦審核通過，即無法再登入系統增修內容。論文內容若有變更，請將正確論文PDF電子檔的完整內容，Email至lib.services@mail.wzu.edu.tw，由館員於學位論文系統更換論文電子檔。
- 再次提醒：於圖書館辦理離校簽核時，務必歸還所有個人借出的文藻館藏資料，並繳清所有逾期處理費或資料賠償費。
有關學位論文延後公開（一定期間不予公開）機制
依教育部來函「臺教高通字第1142201506號」(發文日期：中華民國114年6月4日)公告說明如下：
一、依學位授予法第16條第2項規定，博士、碩士論文、書面報告、技術報告或專業實務報告，應提供公眾於國家圖書館內閱覽紙本，或透過獨立設備讀取電子資料檔；經依著作權法規定授權，得為重製、透過網路於館內或館外公開傳輸，或其他涉及著作權之行為。但涉及機密、專利事項或依法不得提供，並經學校認定者，得不予提供或於一定期間內不為提供。
二、有關旨揭機制，本校應配合事項如下：
(一)審核程序：114學年度（含）起，學生應於進行學位考試前提出申請論文延後公開，並於學位考試時由考試委員審核確認是否涉及機密、專利事項或依法不得提供（校內碩博士學位考試審核表件應配合修正，增加考試委員審核欄位。）
(二)審核要件：
1、涉及機密或依法不得提供事項：須提出適用法規或具體事實證據。
2、專利事項：須提供申請專利案號或提出相關申請說明。
(三)延後公開期間：
1、每次申請電子全文及紙本論文延後公開至多為5年，且需逐次申請。
2、第2次起之申請程序，仍應取得原所有學位考試委員審核確認，或經原就讀系所之系（所）務等會議審核確認。
論文上傳操作說明
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- 美加碩博士論文系統ProQuest Dissertations & Theses A&I(簡稱PQDT)：收錄美加地區300餘萬篇博碩士論文索引摘要(1639- )，可免費瀏覽1997年後已數位化之論文的前24頁